Правила ведения деловой переписки офисных сотрудников

Ведение деловых переговоров — важная часть деятельности любой компании. Общаться с партнерами можно при встрече (реальной или виртуальной), а также с помощью обычной переписки. В чем-то последняя форма даже предпочтительнее, так как идеи и предложения, зафиксированные в электронном виде или на бумаге, зачастую гораздо более убедительны, чем устная беседа.

Как и всякие другие переговоры, переписка имеет конкретную цель. Это может быть заключение сделки, работа над проектом, распоряжение или решение любых других задач. Не имеет значения, является ли адресат давним знакомым или это первый контакт с партнером — требования к деловой переписке одинаковы для всех. Приведем сотрудникам взятого в аренду офиса проверенные рекомендации, следование которым повысит эффективность письменного общения с клиентами и партнерами.

Правило №1 — деловые письма офисному сотруднику бизнес-центра класса А следует отправлять только с рабочего логина, в то время как личные сообщения высылают с бесплатного домена (yandex.ru, gmail.com, mail.ru). В нашей стране эта заповедь сохраняется не слишком строго, но в зарубежных компаниях никто даже открывать не станет письмо, отправленное, например, с gmail-почты. Такой строгий подход объясняется очень просто: доступ к корпоративным ресурсам будет только у тех, кто причастен к проекту, в то время как бесплатным доменом может воспользоваться кто угодно.

Правило №2 — письмо обязательно должно содержать заголовок, отражающий суть послания, это сохранит время обоих собеседников. Допустимо использование слов-маркеров (например, срочно, важно и пр.).

Правило №3 — представьтесь и укажите занимаемую должность. Для более формального и строгого общения укажите свое отчество, для общения на равных достаточно имени.

Правило №4 — начинайте переписку с приветствия. К адресату такого же статуса, как у вас, можно обращаться по имени, к получателю поважнее лучше обращаться по имени и отчеству.

Правило №5 — постарайтесь, чтобы суть вашего сообщения была изложена в первом предложении письма. Такой подход даст понять адресатам, что вы цените их время. Если вопросов несколько, лучше оформить их в виде маркированного списка.

Правило №6 — позаботьтесь о том, чтобы информация легко воспринималась с визуальной точки зрения. Добавьте в письмо нумерацию, излагайте материал последовательно, не пренебрегайте использованием абзацного отступа или курсива. Если сотруднику офиса БЦ класса А предстоит ответить на несколько вопросов, используйте цитирование.

Правило №7 — придерживайтесь делового стиля, это означает:

• четкую структуру сообщения;

• отсутствие шуток, смайлов и жаргонизмов;

• короткие предложения, отсутствие ошибок;

• вежливость;

• грамотное изложение материала.

Продолжительное сотрудничество — не повод изменять деловому стилю в общении, т.к. рабочие отношения офисных сотрудников бизнес-центра требуют неукоснительного соблюдения дистанции.

Правило №8 — используйте автоматически прикрепляемый к письму футер, в который входит подпись, название компании, например, АЭРОПОРТ СИТИ Санкт-Петербург, контактные данные, имя и занимаемая должность.

Правило №9 — не выясняйте отношения и не высказывайте претензии в переписке, иначе ваши письма будут игнорировать.

Правило №10 — не тяните с ответом. Если письмо короткое, напишите в течение дня, если ответ требует решения некоторых вопросов и предполагает подробный ответ, возьмите сутки на обдумывание.

И, наконец, общие рекомендации. Уважайте время адресата и закрывайте в конце рабочего дня почту. Категорически избегайте общения в выходные дни и вечернее время. И помните: заканчивает переписку тот, кто ее начал. Достаточно лаконичного «Спасибо!» в последнем сообщении, чтобы диалог был окончен вежливо.